System elektronicznego obiegu dokumentów w firmie – jak działa, na czym polega i co daje?

Tradycyjny obieg dokumentacji w organizacjach pochłania sporo czasu i środków. Ponadto jest bardzo podatny na błędy ludzkie, takie jak choćby przegapione terminy, zagubione papiery i pominięte procedury. Wdrożenie w firmie systemu elektronicznego obiegu dokumentów niweluje lub minimalizuje te niedogodności i znacząco zwiększa efektywność jej działania. Rozwiązania tego typu sprawdzą się przy tym nie tylko w dużych firmach.

Czym są systemy elektronicznego obiegu dokumentów?

Systemy informatyczne, które ułatwiają zarządzanie, przetwarzanie i przekazywanie dokumentów w firmie stają się coraz popularniejsze. Rozwiązania te, określane często skrótami DMS (ang. Document Management System) lub EDM (ang. Electronic Document Management) pozwalają wdrożyć i usprawnić elektroniczny obieg różnego rodzaju dokumentów, takich jak między innymi faktury, oferty, zamówienia, umowy, zgłoszenia, oświadczenia, protokoły, delegacje służbowe czy dokumentacje techniczne.

Wszystkie systemy działają na podstawie mechanizmów typu workflow, lecz mogą oferować różny zakres funkcjonalności i inne moduły. Podstawą są zwykle operacje tworzenia i wysyłana w obieg plików zgodnie z wypracowanym schematem, narzędzia OCR, które przetwarzają dokumenty z formy papierowej w elektroniczną oraz metody archiwizacji, porządkowania i wyszukiwania danych.

Jakie są zalety elektronicznego obiegu dokumentów w firmie?

System elektronicznego obiegu dokumentów znacznie usprawnia działalność firmy, a w szczególności pracę zdalną. Najważniejsze zalety tego rozwiązania to:

• Redukcja kosztów związanych z tradycyjnym, papierowym obiegiem dokumentacji;

• Skrócenie pracy nad dokumentami (m.in. dzięki automatyzacji);

• Ochrona przed zgubieniem dokumentów i utratą danych;

• Szybki dostęp do dokumentów z dowolnego miejsca dla wszystkich upoważnionych do tego osób;

• Zawsze aktualna informacja na temat stanu pracy nad dokumentem i jego statusu w schemacie obiegu;

• Elektroniczne przypomnienia, że dokument wymaga podjęcia określonych działań;

• Bezpieczna i pochłaniająca mniej środków archiwizacja danych.

Elektroniczny obieg dokumentów w firmie – kiedy sprawdzi się najlepiej?

Zaletą większości wielu dostępnych obecnie systemów obiegu dokumentów są uniwersalność i skalowalność. Rozwiązania te można więc łatwo dopasować zarówno do branży, jak i wielkości oraz potrzeb i wymagań firmy, które mogą zmieniać się w czasie.

W dużych i średnich firmach systemy elektronicznego obiegu dokumentów często są już standardem, zintegrowanym z rozwiązaniami typu ERP, CRM i BI. W wielu przypadkach sprawdzą się jednak także w mniejszych organizacjach.

Przy odpowiednim doborze rozwiązania, które uwzględnia kluczowe funkcjonalności, korzyści będą odczuwalne już dla małych firm, które zatrudniają kilkunastu, a czasem nawet kilku pracowników. Niektórym bardzo małym działalnościom lub freelancerom wystarczą rzecz jasna popularne aplikacje biurowe, rozwiązania chmurowe i przechowywanie kopii dokumentów na komputerze, lecz im większa firma, tym bardziej warto wdrożyć w niej system elektronicznego obiegu dokumentów.

Analiza obiegu dokumentacji i wdrożenie systemu elektronicznego obiegu dokumentów

Wdrożenie elektronicznego obiegu dokumentów w firmie powinno być poprzedzone analizą obecnych procesów i potrzeb organizacji. Dostawcy systemów często już na tym etapie pomagają wypracować najefektywniejsze ścieżki przebiegu dokumentów.

Nawet w takich przypadkach w organizacji musi być jednak wyznaczony Product Manager odpowiedzialny za zbieranie i przekazywanie wymagań firmy dostawcom, komunikację z pracownikami i nadzór nad prowadzonymi dla nich szkoleniami oraz przebiegiem kolejnych etapów implementacji systemu.

Dopiero gruntowna analiza pozwala wypracować optymalne schematy obiegu dokumentów w firmie. Samo wdrożenie jest natomiast tym bardziej skomplikowane, im więcej funkcjonalności będzie miał nowy system informatyczny oraz im więcej różnych stanowisk pracy obejmie.

E-podpis świetnie uzupełnia elektroniczny obieg dokumentów

Dzięki e-podpisowi obieg dokumentów w firmie może zachować całkowicie elektroniczny charakter również wtedy, gdy na różnych jego etapach wymagane są podpisy. Co więcej, na rynku są już dostępne rozwiązania, które pozwalają w wygodny sposób wykorzystać podpis elektroniczny w obiegu dokumentacji. Przykładem może być choćby platforma Autenti (szczegółowe informacje dostępne są na stronie: https://autenti.com/platforma-autenti/).

Autenti archiwizuje pliki w szyfrowanej chmurze i umożliwia bezpieczne podpisywanie ich online, a osoby uprawnione mają do nich dostęp z każdego urządzenia, które może łączyć się z internetem. Platforma umożliwia też składanie podpisów zgodnie ze schematem obiegu dokumentów w firmie.

Wysyłając dokument do podpisu można bowiem określić zarówno liczbę odbiorców z organizacji i spoza niej, jak i kolejność, w jakiej do nich trafi. Ponadto da się wskazać nie tylko osoby mające podpisać dokument, lecz także takie, które mają jedynie zapoznać się z nim i zatwierdzić go za pomocą parafki. Rozwiązanie to pozwala, by wybrane osoby (np. dział prawny czy kluczowi specjaliści) mogły w formie elektronicznej wewnętrznie zatwierdzić dokument, zanim trafi on do podpisu.

Artykuł sponsorowany